வேலன்:-ஆபிஸ் 2003-ல் மெயில் மெர்ஜ் செய்ய



<span title=



ஓரே கடிதம். அதை பலபேருக்கு அனுப்ப வேண்டும். கடிதத்தின்
சாரம்சம் ஒன்றே தான். ஆனால் முகவரிதான் வெவ்வேறு.
உதாரணத்திற்கு ஒரு அலுவலகத்தில் நடக்கும் நேர்முகத்தேர்வு
களுக்கு 100 நபர்களுக்கு கடிதம் அனுப்பவேண்டும். இதற்காக
நீங்கள் 100 கடிதங்கங்கள் தயார் செய்ய வேண்டும். ஆனால்
இந்த மெயில் மெர்ஜ் ஜில் உங்கள் வேலை சுலபமாக செய்து
முடிக்கலாம். இனி அதை எப்படிசெய்வது என பார்க்கலாம்.

நீங்கள் அனுப்ப விரும்பும் கடிதத்தை முதலில் வேர்ட் 2003 -ல்
தயார் செய்து கொள்ளுங்கள். முகவரி இடம் மட்டும் காலியாக
விட்டுவிடுங்கள். நீங்கள் அனுப்பும் முகவரிகளை டேட்டாபேஸில்
உருவாக்கவேண்டும். பின்னர் டேட்டாபேஸ் மற்றும் கடிதத்தை
இணைத்தால் உங்களுக்கு கடிதம் தயாராகிவிடும்.இதுதான்
மெயில் மெர்ஜ். இனி டேட்டா
பேஸ் உருவாக்குவதையும் - மெயில் மெர்ஜ் செய்வதைப்பற்றி
யும் பார்க்கலாம்.

வேர்ட் 2003 -ல் கடிதம் தயார் செய்து முகவரிக்கான இடத்தை
காலியாக விட்டுவிட்டு பின்னர் Tools கிளிக் செய்யவும்.
கீழ்கண்ட விண்டோ ஓப்பன் ஆகும். அதில் உள்ள Letters and
Mailings-Mail merge கிளிக் செய்யுங்கள்.
உங்களுக்கு வலப்புறம் ஒரு விண்டோ ஓப்பன் ஆகும்.அதில்
உள்ள Select Decoment Typeஎன்பதின் கீழ் உள்ள Letters என்பதின்
எதிரில் உள்ள ரேடியோ பட்டனை கிளிக் செய்யுங்கள்.

இதன் கீழ்புறம் பார்த்தீர்களேயானால் Step 1 to 6 இருக்கும். அதன்
கீழே Nest:Starting Document கிளிக் செய்யுங்கள்.உங்களுக்கு
கீழ்கண்ட விண்டோ ஓப்பன் ஆகும்.
அதில் உள்ள Select starting document என்பதின் கீழ் உள்ள
Use the current document எதிரில் உள்ள ரேடியோ பட்டனை
கிளிக் செய்யுங்கள். பின்னர் கீழே இருக்கும் Step 2 to 6 என்பதின்
கீழே இருக்கும் Next: Select recipients கிளிக் செய்யுங்கள்.
உங்களுக்கு கீழ்கண்ட விண்டோ ஓப்பன் ஆகும். அதில் Select
Recipients என்பதன் கீழே மூன்றாவதாக உள்ள Type a new list
எதிரில் உள்ள பட்டனை கிளிக் செய்யுங்கள்.
பின்னர் அதில் உள்ள Create என்பதனை கிளிக் செய்யுங்கள்.

உங்களுக்கு New Address List என்கிற விண்டோ ஓப்பன் ஆகும்.

இதில் நீங்கள் அனுப்ப விரும்புவர்கள் முகவரி உட்பட அனைத்து
விவரங்களும் பூர்த்தி செய்யுங்கள். அதில் முதல் நபரின் தகவலை
தட்டச்சு செய்ததும் New Entry ஐ கிளிக் செய்து அடுத்தடுத்த
நபர்களின் தகவல்களை பூர்த்தி செய்யுங்கள். அனைத்து நபர்களின்
முகவரிகளையும் தட்டச்சு செய்து முடித்ததும் இறுதியாக Close
பட்டனை அழுத்தினால் Save Address List டயலாக் பாக்ஸ் வரும்.

அதில் உங்கள் விருப்பமான பெயரை கொடுத்து Save செய்யுங்கள்.
உங்களுக்கு கீழ் கண்ட விண்டோ ஓப்பன் ஆகும். இதில் நீங்கள்
பதிவு செய்த முகவரி விவரங்கள் அனைத்தும் இருக்கும்.
இதில் உள்ள Select All கிளிக் செய்தால் அனைத்து விவரங்களும்-சில
விலாசங்கள் மட்டும் தேர்வு செய்ய விரும்பினால் Clear All கிளிக்
செய்து நீங்கள் விரும்பும் விலாசங்களை மட்டும் செக்பாக்ஸில்
கிளிக் செய்யுங்கள். ஓ,கே. கொடுங்கள். நீங்கள் தேர்வு செய்த
விவரங்கள் மெயில் மெர்ஜ்க்காக தேர்வு செய்யப்படும்.

இப்போது கீழ் புறம் உள்ள Step 3 to 6 கீழ் இருக்கும் Next Write Letter
கிளிக் செய்யுங்கள். கடிதத்தை தயாரித்துவிட்டு விலாச பீல்டுகள்
எங்கு வரவேண்டுமோ அங்கு கர்சரை வையுங்கள். இப்போது
Write your letterகிளிக் செய்து more items தேர்வு செய்யுங்கள்.

இப்போது உங்களுக்கு கீழ் கண்ட விண்டோ ஓப்பன் ஆகும்.

இப்போது தேவையான விவரங்கள் உங்கள் கடிதத்தில் எந்த
இடங்களில் வரவேண்டுமோ அங்கு கர்சரை வைத்து Insert
கிளிக் செய்யுங்கள். இறுதியாக Close கிளிக் செய்யுங்கள்.


அடுத்து Step 4 of 6 என்பதன் கீழே உள்ள Next:Preview your letters
என்பதை கிளிக் செய்யுங்கள்.இப்போது நீங்கள் தயார் செய்த
கடிதமும் தேர்வு செய்த விலாசங்களும் ஓன்றாக மெர்ஜ் ஆகி
யிருக்கும்.


இப்போது Preview your letters என்பதன் கீழ் Recipient:1 என
அதன் முன்னும் பின்னும் அம்புக்குறி யிருக்கும். அதை
கிளிக் செய்து ஓவ்வோரு கடிதமாக பார்வையிடலாம். இதுமட்டும்
அல்லாது Find a recipient கிளிக் செய்தால் உங்களுக்கு கீழ்கண்ட
விண்டோ ஓப்பன் ஆகும்.


இதில் உள்ள Find : எதிரில் நீங்கள் விரும்பும் நபரின் பெயரையோ
ஊர் பெயரையோ குறிப்பிட்டு Find Next கிளிக் செய்தால் கர்சர்
நேரடியாக கடிதத்தில் போய் நிற்கும். இப்போது நடுவில் காணப்
படும் Make Changes என்கிற இடத்தின் கீழ் உள்ள Edit recipient list
என்பதை கிளிக் செய்து திருத்தங்கள் ஏதேனும் இருந்தால் சரி
செய்து கொள்ளலாம்.
இறுதியாக Step 5 of 6 என்பதன் கீழ் உள்ள Next:Complete the merge
கிளிக் செய்தால் உங்களுக்கு கீழ்கண்ட விண்டோ ஓப்பன் ஆகும்.
இதில் Merge என்பதன் கீழ் உள்ள Print கிளிக் செய்தால்
உங்கள் கடிதங்கள் அனைத்தும் ஒவ்வொன்றாக
பிரிண்ட் ஆகும்.மாற்றங்கள் கடிதத்தில் செய்ய விரும்பினால்
Edit individual letters என்பதை கிளிக் செய்து மாற்றங்கள் செய்து
கடைசியில் மெர்ஜ் செய்த கடிதத்தை File save மூலம்
விரும்பிய இடத்தில் விரும்பிய பெயர் கொடுத்து சேமித்து
கொள்ளலாம்.

இது நீண்ட செய்முறை யாதலால் முதலில் செய்ய சற்று
சிரமமாக இருக்கும். இரண்டு மூன்று முறை செய்து பாருங்கள்.
இல்லையென்றால் இந்த பதிவை தனியே பிரிண்ட் எடுத்து
கொண்டு செய்து பாருங்கள்.

பிடித்திருந்தால் மறக்காமல் ஓட்டுப்போடுங்கள்.
நீங்கள் ஓட்டுப்போடுவதினால் அதிகமான நபர்களுக்கு
இந்த பதிவை காண வாய்ப்பளிக்கின்றீர்கள்.
யான் பெற்ற இன்பம் பெறுக வையகம்.

வாழ்க வளமுடன்,

வேலன்.

இதுவரையில் மெயில் மெர்ஜ் செய்தவர்கள்:-
web counter
பி.டி.எப்.கோப்பாக நீங்கள் பதிவிறக்க இங்கு கிளிக் செய்யுங்கள்

16 comments:

நித்தியானந்தம் said...

வணக்கம் வேலன் நல்ல பயனுள்ள தகவல்....வீட்டிலிருந்தபடியே கணினியை கற்று பழக நல்ல பயிற்சியை அளிக்கிறீர்கள்...வாழ்த்துக்கள்!!

வாழ்க வளமுடன்,
நட்புடன்
நித்தியானந்தம்

வேலன். said...

நித்தியானந்தம் கூறியது...
வணக்கம் வேலன் நல்ல பயனுள்ள தகவல்....வீட்டிலிருந்தபடியே கணினியை கற்று பழக நல்ல பயிற்சியை அளிக்கிறீர்கள்...வாழ்த்துக்கள்!!

வாழ்க வளமுடன்,
நட்புடன்
நித்தியானந்தம்//

சுடசுட கருத்துக்கூறியமைக்கு நன்றி நண்பரே...மறக்காமல் ஓட்டையும் போட்டு செல்லுங்கள்.

வாழ்க வளமுடன்,
வேலன்.

நித்தியானந்தம் said...

வணக்கம் திரு.வேலன் அவர்களே கண்டிப்பாக வாக்கு அளிக்கிறேன். தமிழ் வலைபூங்காவில் எனக்கு அவ்வளவாக அணுபவம் இல்லை என்பதுதான் உண்மை...மன்னிக்கவும்....மேலும் வாக்களிக்க முற்படுகையில் தமிழ்மணம்.காம் இல் என்னுடைய வலைபக்க முகவரி கேட்கிறது. தமிழ்10 லும் பெயர் கடவுசொல் கேட்கிறது.உங்களின் படைப்புகளுக்கு வாக்களிக்க வேண்டுமாயின் இவ்விரு தளங்களிலும் நான் ஒரு கணக்கை தொடங்கவேண்டுமா?? பிரஞ்சு மொழியிலேயே படைப்புகளை நேரடியாக இணையதளத்தில் படைத்துள்ளதால் தமிழ் பிளாக் ப்ற்றி அவ்வளவாக அணுபவம் இல்லை. ஆனால் உங்களின் படைப்புக்கு வாக்களிக்க விரும்புகிறேன்.எனவே உதவி செய்யவும்.

Mohan said...

வேலன் சார், ஏன் தமிலிஷ்-ல் இந்த பதிவை சப்மிட் செய்யவில்லையா? ஓட்டளிக்க வசதியாக இருக்கும்.

பயனுள்ள பதிவு. ஒரு முறை ஞாபகப் படுத்திக் கொண்டேன்....
மிகவும் நன்றி!!!

Mohan said...

உங்கள் தளத்தில் தொடர்பவராகவும் சேர்ந்துவிட்டேன்! நீங்க என்னை கூட்டாளியா சேர்த்துகிட்டதுக்கு மிகவும் மகிழ்ச்சி! நெஞ்சார்ந்த நன்றி!

வேலன். said...

நித்தியானந்தம் கூறியது...
வணக்கம் திரு.வேலன் அவர்களே கண்டிப்பாக வாக்கு அளிக்கிறேன். தமிழ் வலைபூங்காவில் எனக்கு அவ்வளவாக அணுபவம் இல்லை என்பதுதான் உண்மை...மன்னிக்கவும்....மேலும் வாக்களிக்க முற்படுகையில் தமிழ்மணம்.காம் இல் என்னுடைய வலைபக்க முகவரி கேட்கிறது. தமிழ்10 லும் பெயர் கடவுசொல் கேட்கிறது.உங்களின் படைப்புகளுக்கு வாக்களிக்க வேண்டுமாயின் இவ்விரு தளங்களிலும் நான் ஒரு கணக்கை தொடங்கவேண்டுமா?? பிரஞ்சு மொழியிலேயே படைப்புகளை நேரடியாக இணையதளத்தில் படைத்துள்ளதால் தமிழ் பிளாக் ப்ற்றி அவ்வளவாக அணுபவம் இல்லை. ஆனால் உங்களின் படைப்புக்கு வாக்களிக்க விரும்புகிறேன்.எனவே உதவி செய்யவும்//

வருகைக்கு நன்றி நித்தியானந்தம் அவர்களே..மேற்குறிப்பிட்ட தளங்களில் சென்று முதலில் ரிஜிஸ்டர் செய்து கொள்ளவும். பின்னர் ஓட்டளிக்க வசதியாக இருக்கும்.

வாழ்க வளமுடன்,
வேலன்.

வேலன். said...

Mohan கூறியது...
வேலன் சார், ஏன் தமிலிஷ்-ல் இந்த பதிவை சப்மிட் செய்யவில்லையா? ஓட்டளிக்க வசதியாக இருக்கும்.

பயனுள்ள பதிவு. ஒரு முறை ஞாபகப் படுத்திக் கொண்டேன்....
மிகவும் நன்றி!!//

தமிலிஷ்ஷில் சமர்ப்பித்து விட்டேன். ஆனால் சிலசமயங்களில் ஓட்டுப்பட்டை வேலை செய்ய மாட்டேன் என்கின்றது. இதுகுறித்து அவர்களுக்கும் தகவல் அனுப்பிவிட்டேன்.
வருகைக்கும் கருத்துக்கும் நன்றி...

வாழ்க வளமுடன்,
வேலன்.

வேலன். said...

Mohan கூறியது...
உங்கள் தளத்தில் தொடர்பவராகவும் சேர்ந்துவிட்டேன்! நீங்க என்னை கூட்டாளியா சேர்த்துகிட்டதுக்கு மிகவும் மகிழ்ச்சி! நெஞ்சார்ந்த நன்றி!ஃ

வருகைக்கும் தொடர்பவராக வந்ததற்கும் நன்றி நண்பரே...

வாழ்க வளமுடன்,
வேலன்.

Malu said...

Arumiya! very useful especially for HR people.

கக்கு - மாணிக்கம் said...

நன்றி திரு வேலன்.

தங்களின் ஒவ்வொரு பதிவும் நிறைய புது செய்திகளை பிறருக்கு தருவதே உங்களின் தளத்தின் சிறப்பு. ஒரு சிறந்த உதாரணம். வெறும் அரசியலிம் சினிமாவும் மற்றும் கேளிக்கைகளும் நிறைய இடம் பெற்றாலும் ஒரு உள்ளீடு " Consistency " அடங்கிய சில தலங்களில் உங்களது முதன்மையானது.
நன்றி!!

பகிரும் தங்களின் மேலான பண்புக்கு.

யூர்கன் க்ருகியர் said...

தேவைப்படுவோர்க்கு மிக உபயோகமான தகவல்.
கூடுமான வரை மின் மடலை உபயோகிப்பது நல்லது.

வேலன். said...

Malu கூறியது...
Arumiya! very useful especially for HR people.//

நன்றி நண்பர் மாலு அவர்களே...

வாழ்க வளமுடன்,
வேலன்.

வேலன். said...

கக்கு - மாணிக்கம் கூறியது...
நன்றி திரு வேலன்.

தங்களின் ஒவ்வொரு பதிவும் நிறைய புது செய்திகளை பிறருக்கு தருவதே உங்களின் தளத்தின் சிறப்பு. ஒரு சிறந்த உதாரணம். வெறும் அரசியலிம் சினிமாவும் மற்றும் கேளிக்கைகளும் நிறைய இடம் பெற்றாலும் ஒரு உள்ளீடு " Consistency " அடங்கிய சில தலங்களில் உங்களது முதன்மையானது.
நன்றி!!

பகிரும் தங்களின் மேலான பண்புக்கு//

தங்கள் கருத்துக்கு நன்றி நண்பர் மாணிக்கம் சார்...தங்கள் வருகைக்கும் வாழ்த்துக்கும் நன்றி...

வாழ்க வளமுடன்,
வேலன்.

வேலன். said...

யூர்கன் க்ருகியர் கூறியது...
தேவைப்படுவோர்க்கு மிக உபயோகமான தகவல்.
கூடுமான வரை மின் மடலை உபயோகிப்பது நல்லது//

நன்றி நண்பர் யூர்கன் க்ருகியர் அவர்களே...

வாழ்க வளமுடன்,
வேலன்.

டவுசர் பாண்டி said...

இன்னாபா இது , நா தான் லேட்டு போல கீதே , இங்க வந்து பாத்தா நம்ப செட்டு அல்லாரும்,வண்டு கீறாங்கோ !! அப்பால , தலீவா !! வழக்கம் போல , பதிவு சூப்பர் !! உண்னும், அடிச்சி , தூள் , கெளப்பு , வாஜாரே !!

வேலன். said...

டவுசர் பாண்டி கூறியது...
இன்னாபா இது , நா தான் லேட்டு போல கீதே , இங்க வந்து பாத்தா நம்ப செட்டு அல்லாரும்,வண்டு கீறாங்கோ !! அப்பால , தலீவா !! வழக்கம் போல , பதிவு சூப்பர் !! உண்னும், அடிச்சி , தூள் , கெளப்பு , வாஜாரே //

லேட்டாக வந்தாலும் வருகைக்கு நன்றி நண்பரே...

வாழ்க வளமுடன்,
வேலன்.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...