ஓரே கடிதம். அதை பலபேருக்கு அனுப்ப வேண்டும். கடிதத்தின்
சாரம்சம் ஒன்றே தான். ஆனால் முகவரிதான் வெவ்வேறு.
உதாரணத்திற்கு ஒரு அலுவலகத்தில் நடக்கும் நேர்முகத்தேர்வு
களுக்கு 100 நபர்களுக்கு கடிதம் அனுப்பவேண்டும். இதற்காக
நீங்கள் 100 கடிதங்கங்கள் தயார் செய்ய வேண்டும். ஆனால்
இந்த மெயில் மெர்ஜ் ஜில் உங்கள் வேலை சுலபமாக செய்து
முடிக்கலாம். இனி அதை எப்படிசெய்வது என பார்க்கலாம்.
நீங்கள் அனுப்ப விரும்பும் கடிதத்தை முதலில் வேர்ட் 2003 -ல்
தயார் செய்து கொள்ளுங்கள். முகவரி இடம் மட்டும் காலியாக
விட்டுவிடுங்கள். நீங்கள் அனுப்பும் முகவரிகளை டேட்டாபேஸில்
உருவாக்கவேண்டும். பின்னர் டேட்டாபேஸ் மற்றும் கடிதத்தை
இணைத்தால் உங்களுக்கு கடிதம் தயாராகிவிடும்.இதுதான்
மெயில் மெர்ஜ். இனி டேட்டா
பேஸ் உருவாக்குவதையும் - மெயில் மெர்ஜ் செய்வதைப்பற்றி
யும் பார்க்கலாம்.
வேர்ட் 2003 -ல் கடிதம் தயார் செய்து முகவரிக்கான இடத்தை
காலியாக விட்டுவிட்டு பின்னர் Tools கிளிக் செய்யவும்.
கீழ்கண்ட விண்டோ ஓப்பன் ஆகும். அதில் உள்ள Letters and
Mailings-Mail merge கிளிக் செய்யுங்கள்.
உங்களுக்கு வலப்புறம் ஒரு விண்டோ ஓப்பன் ஆகும்.அதில்
உள்ள Select Decoment Typeஎன்பதின் கீழ் உள்ள Letters என்பதின்
எதிரில் உள்ள ரேடியோ பட்டனை கிளிக் செய்யுங்கள்.
இதன் கீழ்புறம் பார்த்தீர்களேயானால் Step 1 to 6 இருக்கும். அதன்
கீழே Nest:Starting Document கிளிக் செய்யுங்கள்.உங்களுக்கு
கீழ்கண்ட விண்டோ ஓப்பன் ஆகும்.
அதில் உள்ள Select starting document என்பதின் கீழ் உள்ள
Use the current document எதிரில் உள்ள ரேடியோ பட்டனை
கிளிக் செய்யுங்கள். பின்னர் கீழே இருக்கும் Step 2 to 6 என்பதின்
கீழே இருக்கும் Next: Select recipients கிளிக் செய்யுங்கள்.
உங்களுக்கு கீழ்கண்ட விண்டோ ஓப்பன் ஆகும். அதில் Select
Recipients என்பதன் கீழே மூன்றாவதாக உள்ள Type a new list
எதிரில் உள்ள பட்டனை கிளிக் செய்யுங்கள்.
பின்னர் அதில் உள்ள Create என்பதனை கிளிக் செய்யுங்கள்.
உங்களுக்கு New Address List என்கிற விண்டோ ஓப்பன் ஆகும்.
இதில் நீங்கள் அனுப்ப விரும்புவர்கள் முகவரி உட்பட அனைத்து
விவரங்களும் பூர்த்தி செய்யுங்கள். அதில் முதல் நபரின் தகவலை
தட்டச்சு செய்ததும் New Entry ஐ கிளிக் செய்து அடுத்தடுத்த
நபர்களின் தகவல்களை பூர்த்தி செய்யுங்கள். அனைத்து நபர்களின்
முகவரிகளையும் தட்டச்சு செய்து முடித்ததும் இறுதியாக Close
பட்டனை அழுத்தினால் Save Address List டயலாக் பாக்ஸ் வரும்.
அதில் உங்கள் விருப்பமான பெயரை கொடுத்து Save செய்யுங்கள்.
உங்களுக்கு கீழ் கண்ட விண்டோ ஓப்பன் ஆகும். இதில் நீங்கள்
பதிவு செய்த முகவரி விவரங்கள் அனைத்தும் இருக்கும்.
இதில் உள்ள Select All கிளிக் செய்தால் அனைத்து விவரங்களும்-சில
விலாசங்கள் மட்டும் தேர்வு செய்ய விரும்பினால் Clear All கிளிக்
செய்து நீங்கள் விரும்பும் விலாசங்களை மட்டும் செக்பாக்ஸில்
கிளிக் செய்யுங்கள். ஓ,கே. கொடுங்கள். நீங்கள் தேர்வு செய்த
விவரங்கள் மெயில் மெர்ஜ்க்காக தேர்வு செய்யப்படும்.
இப்போது கீழ் புறம் உள்ள Step 3 to 6 கீழ் இருக்கும் Next Write Letter
கிளிக் செய்யுங்கள். கடிதத்தை தயாரித்துவிட்டு விலாச பீல்டுகள்
எங்கு வரவேண்டுமோ அங்கு கர்சரை வையுங்கள். இப்போது
Write your letterகிளிக் செய்து more items தேர்வு செய்யுங்கள்.
இப்போது உங்களுக்கு கீழ் கண்ட விண்டோ ஓப்பன் ஆகும்.
இப்போது தேவையான விவரங்கள் உங்கள் கடிதத்தில் எந்த
இடங்களில் வரவேண்டுமோ அங்கு கர்சரை வைத்து Insert
கிளிக் செய்யுங்கள். இறுதியாக Close கிளிக் செய்யுங்கள்.
அடுத்து Step 4 of 6 என்பதன் கீழே உள்ள Next:Preview your letters
என்பதை கிளிக் செய்யுங்கள்.இப்போது நீங்கள் தயார் செய்த
கடிதமும் தேர்வு செய்த விலாசங்களும் ஓன்றாக மெர்ஜ் ஆகி
யிருக்கும்.
இப்போது Preview your letters என்பதன் கீழ் Recipient:1 என
அதன் முன்னும் பின்னும் அம்புக்குறி யிருக்கும். அதை
கிளிக் செய்து ஓவ்வோரு கடிதமாக பார்வையிடலாம். இதுமட்டும்
அல்லாது Find a recipient கிளிக் செய்தால் உங்களுக்கு கீழ்கண்ட
விண்டோ ஓப்பன் ஆகும்.
இதில் உள்ள Find : எதிரில் நீங்கள் விரும்பும் நபரின் பெயரையோ
ஊர் பெயரையோ குறிப்பிட்டு Find Next கிளிக் செய்தால் கர்சர்
நேரடியாக கடிதத்தில் போய் நிற்கும். இப்போது நடுவில் காணப்
படும் Make Changes என்கிற இடத்தின் கீழ் உள்ள Edit recipient list
என்பதை கிளிக் செய்து திருத்தங்கள் ஏதேனும் இருந்தால் சரி
செய்து கொள்ளலாம்.
இறுதியாக Step 5 of 6 என்பதன் கீழ் உள்ள Next:Complete the merge
கிளிக் செய்தால் உங்களுக்கு கீழ்கண்ட விண்டோ ஓப்பன் ஆகும்.
இதில் Merge என்பதன் கீழ் உள்ள Print கிளிக் செய்தால்
உங்கள் கடிதங்கள் அனைத்தும் ஒவ்வொன்றாக
பிரிண்ட் ஆகும்.மாற்றங்கள் கடிதத்தில் செய்ய விரும்பினால்
Edit individual letters என்பதை கிளிக் செய்து மாற்றங்கள் செய்து
கடைசியில் மெர்ஜ் செய்த கடிதத்தை File save மூலம்
விரும்பிய இடத்தில் விரும்பிய பெயர் கொடுத்து சேமித்து
கொள்ளலாம்.
இது நீண்ட செய்முறை யாதலால் முதலில் செய்ய சற்று
சிரமமாக இருக்கும். இரண்டு மூன்று முறை செய்து பாருங்கள்.
இல்லையென்றால் இந்த பதிவை தனியே பிரிண்ட் எடுத்து
கொண்டு செய்து பாருங்கள்.
பிடித்திருந்தால் மறக்காமல் ஓட்டுப்போடுங்கள்.
நீங்கள் ஓட்டுப்போடுவதினால் அதிகமான நபர்களுக்கு
இந்த பதிவை காண வாய்ப்பளிக்கின்றீர்கள்.
யான் பெற்ற இன்பம் பெறுக வையகம்.
வாழ்க வளமுடன்,
வேலன்.
